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信息化条件下审计管理方式和途径
发布日期:2012-06-19 来源:
在审计工作中,审计管理异常重要,因为其贯穿整个审计业务的始终,如果审计管理不能适应环境的变化,则会导致整个审计工作效率低下。而审计信息化,绝不仅是使用计算机进行审计那么简单。 
  一、我国发展审计信息化的必要性
  (一)适应审计环境变化的需要
  进入21世纪以来,科学技术的发展突飞猛进,计算机硬件技术和互联网技术被广泛应用到各个领域,财务软件也如雨后春笋般出现;电子商务得到推崇,信息化的发展进入了一个全新的时期;B2C的消费模式被大众所接受,足不出户即可完成商品的选择、付款、收取;网上银行开始普及,企业和政府部门在经济生活的各个方面发生了深刻的变化。
  在这样的大环境下,作为对经济行为的监督,审计自身就不得不随之跟进,否则,将面临失去审计资格的尴尬。
  (二)应对经济全球化及加入WTO的需要
  中国正式加入WTO已经将近十年,在这十年中,经济全球化愈演愈烈,中国也正逐渐融入全球化的大家庭。
  国际审计界,尤其是西方发达国家的审计事务所都十分重视审计信息化的发展,普华永道、德勤、毕马威、安永等四大事务所都通过聘用技术人员或者与计算机网络公司合作的手段来推进自身的信息化建设。
  作为国家经济监督的审计机关,在全球化和信息化的浪潮中切不可将自己排除在外。
  二、我国发展审计信息化的可能性
  (一)硬件方面
  财政部1994年5月4日发布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》,对推动我国会计电算化事业的发展提出了明确的目标,力争通过几年的时间,从根本上扭转基层单位会计信息处理手段落后的状况。
  在过去的十多年中,我国的会计电算化已经基本普及,大中型企业已经能够做到配置完善,有了较好的硬件基础,而大部分小型企业也已经基本上由手工做帐改为电脑做帐;会计资格考试中,会计电算化也取代了传统的珠算等级考试;多数的基层审计机关已经购置了计算机设备及各种存储设备,在硬件上已经具备了计算机审计的可能性。
  (二)软件方面
  我国的财务软件行业起步于20世纪80年代,经过30年的发展,中国的财务软件业已经初具规模,涌现出用友、金蝶、速达等一大批成熟的财务软件品牌。
  为了加强对会计电算化工作的管理,进一步推进会计电算化事业的发展,财政部制订、发布了一系列重要文件,调动了使用单位、管理部门、财务软件厂商的积极性,使得我国会计电算化事业得到空前的发展与提高。随着“科教兴国”战略的提出和社会主义市场经济体制改革的深入,中国的软件业进入了飞速发展的时代,财务软件行业也从中受益,成为整个中国软件业中的佼佼者。
  伴随着会计电算化,计算机审计也得到不断发展。随着政府对审计信息化重视程度的提高,金审工程被正式提出并投入建设。
  可以预见,中国的审计信息化必将在未来几年内有长足的发展,这些都为审计信息化提供了良好的平台和基础。
  三、信息化时代的审计管理
  审计项目质量是审计工作的生命线,因此,要想提高审计项目质量,就必须加强审计项目管理。
  所谓审计项目是审计人员根据审计工作计划安排,在一定的条件下,围绕特定的审计对象,为达到既定的审计目标,所承担的具体审计任务。而审计项目管理就是由审计机关和审计人员按照审计工作标准,对具体审计项目的全过程运用各种科学手段、制度和载体,进行计划、执行、控制、检查、监督和反馈等一系列自我约束的活动。
  毫无疑问,对于一个审计项目来说,项目管理相当重要,在这个信息化井喷的时代,如何根据大环境的变化来改造审计项目管理就成为了审计能否适应信息化发展的重头戏。
  众所周知,一个完整的审计项目包括准备、实施、报告和后续等四个阶段,在传统审计中,这些阶段需要靠审计人员按部就班地手工完成,但是由于条件的限制,却是看账容易汇总难,很多东西并不能够一目了然。信息化给了我们一个契机,一个改善我们工作环境的契机。
  (一)审计项目准备阶段的管理
  这一阶段和传统审计模式没有太大区别,首先是组成审计组,确定审计组组长。审计项目由审计组组长总体负责,具体审计工作的负责人为审计组组长指定的主审。
  审计组成立以后,应当及时进行审前调查、编制审计方案和确定审计项目目标、审计重点。
  与常规审计手段不同的是,主审要在AO中建立审计项目、确定审计人员及分工、编制审计事项并明确以下事项:
  1、计算机审计的目标;
  2、运行审计软件所需的计算机配置;
  3、被审计单位导出的财务数据类型及接口;
  4、被审计单位财务数据信息测评结果,以此确定审计重点、思路和方法。
  审计方案在项目正式实施以前应当报相关领导审批并组织计算机专家、审计业务专家进行论证,得出方案实施的可行性,在确定方案、方法确实可行之后方可实施审计。
  (二)审计项目实施阶段的管理
  审计实施阶段是整个审计项目的重中之重,因为它不仅影响着审计报告的内容,更直接决定着整个审计项目的质量。这也是在整个审计过程中最可能而且最应该充分利用信息化发展的成果来进行工作的阶段。
  审计实施阶段涉及的问题众多,不只是利用AO来审查被审计单位账务、编写审计日记、编制审计底稿,还涉及到数据类型、数据抽样、数据分析、被审计单位使用的财务软件类型等诸多问题。如果数据类型不匹配,将直接导致无法进行审计分析。
  这些都和审计软件的工作原理有关。审计软件在大体上可以分三个部分:会计数据的处理,审计方法的运用和工作底稿的制作。这三部分是一个有机联系的整体,而会计数据处理则是所有部分的基础。
  1、会计数据处理
  采集审计对象信息,可从电子介质导入或者手工录入到审计软件。审计软件必须能从会计软件提取会计电子数据,而会计数据的利用是审计工作的主要内容,是审计软件必须解决的问题。
  由于会计电算化的迅速普及,原来手工填制的纸质数据已经演变成计算机录入的电子数据,在计算机中以二进制代码的形式存储,仅靠人工很难解读,所以计算机审计的开展所面临的首要问题便是如何能有效采集出电子数据、共享电子数据,并读出电子数据。要解决这个问题,审计手段就必须发生根本的变化,原来传统的现场审计方式,从技术上讲已经过时。在信息化蓬勃发展的今天,现场审计必须利用计算机采集出电子数据,进而运用软件对之进行分析才能得出审计结论。
  在AO中提供了多种数据类型和数据导入方式,审计人员在使用的过程中,应当区分被审计单位的财务软件种类及导出数据的类型,正确选择导入方式,以免导致错误的发生。
  2、审计方法运用
  在计算机审计中,审计方法的运用自然要借助计算机本身所提供的功能。在审计软件都有相应的工具,其目的是使审计人员运用这些工具快速有效地产生审计结果。它的原理是结合手工审计时审计人员的要求,利用审计软件产生审计人员需要的审计结果。在AO中就提供了诸多此类工具,在审计中要合理运用。
  (1)电子数据管理
  审计过程中,往往涉及很多单位、不同时期和方面,这时候就需要运用到电子数据管理功能。电子数据管理功能将不同的电子账簿与被审计单位会计信息系统的电子账簿一一对应,同时也方便了在审计的时候将被审计单位会计信息系统和业务系统之间的数据进行关联对比分析。把审计单位的财务数据和相关的业务数据存储在一起,也方便了审计检索。
  除了在数据管理方面的优势以外,计算机审计最大的优势在于互联互通,通过局域网,将审计机关、财政部门及相关被审计单位的财务数据联接起来,审计人员在需要的时候直接通过设在审计机关内部的局域网服务器访问财政部门和各被审计单位的数据库,自行提取数据,可以带来审计效率的大幅提高。并且审计机关可以随时掌握被审计单位的财务动态,为今后的实时审计创造了条件,真正把事后审计的关口前移,将财政资金的使用风险降到最低。
  同时,由于很多大型企业已经推出了自己的网银服务,单独成立财务公司统一进行对外结算,这就意味着审计部门的软件必须与其实现无缝对接才能正常开展审计业务。
  合理地运用电子数据系统,可以为审计分析节省不少的时间和精力。
  另外值得一提的是,由于会计业务和银行业务密不可分,因此在将来,应当可以通过信息化系统将审计业务查询系统和银行业务查询系统进行对接,经过财政部、人民银行和审计署的授权,赋予各级审计机关一定的在线查询权限,使得审计机关在发现审计疑点时可以及时通过联网查询系统获取被审计单位的银行业务信息,抓取即时银行业务数据进行分析、处理,提高审计效率。这在技术上完全具有可行性,也只有这样,才能够体现信息化的便捷。
  (2)帐表分析
  在传统的手工审计中,查阅账簿和凭证是一件让人头疼的事情,审计人员的办工桌上往往是这样一番景象:堆积如山的会计凭证,摞成一摞的各种账簿……在查账的时候,不停地翻看不同的账本,有时还需要反复翻阅看过的凭证和账本,审计报告遇到改动,往往要整篇重写。这样的条件下,审计效率低下,审计人员疲于应付。
  信息化时代,帐表分析明显要容易了许多。简单易用的图形化界面、方便快捷的汇总方式,这些都是手工时代的审计所无法比拟的。在帐表分析工具的协助下,审计人员可以高效准确地完成明细账、辅助账、会计科目、凭证、日记账和报表的检查分析,并且可以迅速地对多套数据进行审查。在正常情况下,审计人员只需调看电子帐页、电子凭证,就可解决一般的审计问题,遇到特殊情况,轻点鼠标就可以找到所需凭证号,查找起来十分方便。如果将来的会计电算化采用了原始凭证影像系统,把所有的原始凭证都通过扫描仪扫描作为附件存进财务软件,则会对审计工作的开展带来更大的便利。
  在AO的帐表分析工具中,包含了“排序表查看”、“分组表查看”、“图表查看”、“自由表查看”等功能,审计人员可以设置各种查询条件对数据进行筛选、比对,也可以利用系统提供的数值统计、重号分析、断号分析、查询条件设置等工具对审计当中发现的疑点进行分析。如果相同的工作由审计人员进行手工分析,不仅费时费力,而且难以保证结果的正确性,因此比起传统审计,软件中分析功能的优势不言而喻。
  (3)审计方法管理
  在审计系统中,审计人员如果认为自己的审计思路和审计方法值得保留以便今后利用,可以按照审计脚本语言的格式编写成计算机可以识别的命令程序进行保存,还可以上传到审计机关内网服务器,不仅自己可以调用,也可以和其他审计人员分享。
  3、审计底稿的制作
  在审计项目实施阶段,应按审计署6号令的要求,充分利用AO系统进行审计,及时编制审计日记、审计底稿、汇总审计疑点和问题。OA与AO要按时交互,审计组上传的内容要完整,有关领导要及时通过OA系统批复上传的数据包。同时相关责任人员应当在OA和AO系统中留下可供检查考核的痕迹,以防范审计风险、明确审计责任。
  (三)审计项目报告阶段的管理
  在审计实施阶段结束以后,应当根据审计署六号令的要求,在AO系统中生成审计报告初稿,上传至OA由审计组组长审查。进而生成审计报告征求意见稿。在网络设备完善的情况下,通过办公自动化系统将征求意见稿发送至被审计单位征求意见,被审计单位也可通过办公自动化系统将意见反馈回审计组。当然,这是一种比较理想的状态,既有效利用了办公网络所带来的便利,也有效节约了资源,省去了提供纸质材料下反复修改反复打印的麻烦。在这种情况下,只需在存档时提供一份书面材料即可。
  (四)审计项目信息的管理
  一个完整的审计项目结束以后,会留下一套完备的资料,包括审计过程资料、审计经验等。审计人员应当充分利用计算机信息化系统,将有关的审计资料进行分类保存,并制作检索,以备将来遇到相关问题的时候查阅。
  信息化时代,最重要的就是信息的归集、整理和利用,在审计方面也不例外。合理地整理信息,对审计工作大有裨益。在审计结束的时候,不仅要整理证明资料、归纳审计结论,编写相关的审计专家经验也就成了必不可少的工作,在以后的审计工作中,遇到相关的问题直接调用有关数据,既方便又快捷。
  审计的信息化是一项系统的复杂的工程,绝不仅仅是用计算机看看账、写写审计日记那么简单。在未来,发送审计通知、取得被审计单位审计承诺书都将通过办公自动化系统完成,审计机关可以随时掌握事情的进展。
  作为一个古老的行业,审计经历了数百年甚至上千年的发展,在过去的很长一段时间中,审计的方式和手段几乎没有得到任何质的改变,因此审计信息化是一项前无古人的崭新事业,需要我们审计人员日常的积累、归纳、创新。随着科技的发展,审计工作必将会迎来一个完全不同于以往的时代。

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